Η σύσταση μιας Ιδιωτικής Κεφαλαιουχικής Εταιρείας συνοδεύεται από αρκετές οργανωτικές, λογιστικές και διοικητικές ενέργειες.
Μέσα στις πρώτες εβδομάδες λειτουργίας της, η νέα ΙΚΕ πρέπει να οργανώσει και τη δημόσια εταιρική της παρουσία. Αυτό περιλαμβάνει τη δημιουργία εταιρικής ιστοσελίδας, τη συγκέντρωση των βασικών στοιχείων και την καταχώριση της ηλεκτρονικής της διεύθυνσης στο ΓΕΜΗ.
Το ακόλουθο checklist επικεντρώνεται στις ενέργειες που σχετίζονται με την εταιρική ιστοσελίδα και τη δημοσιότητα της ΙΚΕ.
1. Επιβεβαιώστε την επίσημη εταιρική επωνυμία
Η επωνυμία που θα εμφανίζεται στην ιστοσελίδα πρέπει να συμφωνεί με την επίσημη καταχώριση της εταιρείας.
Ελέγξτε:
την πλήρη επωνυμία,
τον διακριτικό τίτλο,
τη νομική μορφή,
αν πρόκειται για μονοπρόσωπη ΙΚΕ,
την ορθογραφία όλων των στοιχείων.
Η χρήση μόνο ενός εμπορικού brand δεν αρκεί όταν δεν εμφανίζεται πουθενά η πλήρης επίσημη επωνυμία.
2. Ελέγξτε τα στοιχεία της εταιρείας στο ΓΕΜΗ
Πριν δημιουργηθεί η εταιρική σελίδα, πρέπει να συγκεντρωθούν και να ελεγχθούν τα επίσημα στοιχεία της εταιρείας.
Χρήσιμα στοιχεία είναι:
ο αριθμός ΓΕΜΗ,
το ΑΦΜ,
η έδρα,
η πλήρης διεύθυνση,
το εταιρικό κεφάλαιο,
οι εταίροι,
ο διαχειριστής,
οι κατηγορίες εισφορών.
Αν εντοπιστεί αναντιστοιχία, πρέπει να εξεταστεί πριν μεταφερθεί η λανθασμένη πληροφορία και στην ιστοσελίδα.
3. Δημιουργήστε την εταιρική ιστοσελίδα
Η ιστοσελίδα πρέπει να είναι δημόσια προσβάσιμη και να εμφανίζει με σαφήνεια τα βασικά εταιρικά στοιχεία.
Δεν χρειάζεται απαραίτητα να είναι ένα μεγάλο website με πολλές σελίδες, φωτογραφίες και υπηρεσίες. Μπορεί να είναι μια οργανωμένη εταιρική σελίδα, αρκεί:
να λειτουργεί κανονικά,
να διαθέτει σταθερό URL,
να είναι ασφαλής μέσω HTTPS,
να εμφανίζεται σωστά σε κινητό και υπολογιστή,
να μπορεί να ενημερωθεί όταν αλλάξουν τα στοιχεία.
4. Επιλέξτε subdomain ή ιδιόκτητο domain
Η νέα ΙΚΕ μπορεί να ξεκινήσει με μια έτοιμη διεύθυνση σε subdomain ή να χρησιμοποιήσει δικό της domain.
Παράδειγμα subdomain:
https://company.aike.gr
Παράδειγμα ιδιόκτητου domain:
https://www.company.gr
Το subdomain είναι συνήθως ταχύτερο και απλούστερο στην ενεργοποίηση. Το ιδιόκτητο domain προσφέρει μεγαλύτερη ανεξαρτησία και δυνατότητα ευρύτερης εταιρικής αξιοποίησης.
5. Συγκεντρώστε τα στοιχεία των εταίρων
Η εταιρική ιστοσελίδα της ΙΚΕ συνδέεται και με την εμφάνιση πληροφοριών για τους εταίρους.
Πριν από τη δημοσίευση πρέπει να επιβεβαιωθούν:
τα ονοματεπώνυμα,
οι απαραίτητες διευθύνσεις,
η κατηγορία εισφοράς κάθε εταίρου,
το πρόσωπο που ασκεί τη διαχείριση.
Δεν πρέπει να δημοσιεύονται περισσότερα προσωπικά δεδομένα από όσα απαιτούνται.
6. Ορίστε υπεύθυνο για τον έλεγχο της σελίδας
Η εταιρική ιστοσελίδα πρέπει να έχει έναν συγκεκριμένο υπεύθυνο διαχείρισης.
Ο υπεύθυνος μπορεί να είναι:
ο διαχειριστής της ΙΚΕ,
εξουσιοδοτημένος εργαζόμενος,
λογιστικό γραφείο,
νομικός ή εταιρικός σύμβουλος,
εξωτερικός συνεργάτης.
Το σημαντικό είναι να είναι σαφές ποιος πρέπει να ενημερώνει τη σελίδα όταν αλλάζουν τα εταιρικά στοιχεία.
7. Δηλώστε το URL στο ΓΕΜΗ
Μετά τη δημιουργία της ιστοσελίδας, η ηλεκτρονική της διεύθυνση πρέπει να καταχωριστεί μέσω της σχετικής διαδικασίας στο ΓΕΜΗ.
Πριν από τη δήλωση, ελέγξτε ότι:
το URL είναι οριστικό,
η σελίδα είναι ήδη ενεργή,
δεν υπάρχει ορθογραφικό λάθος,
το URL ξεκινά με
https://,η διεύθυνση οδηγεί στη σωστή εταιρεία.
Η διαδικασία είναι χρήσιμο να πραγματοποιείται σε συνεργασία με τον λογιστή, τον σύμβουλο ή την αρμόδια Υπηρεσία ΓΕΜΗ.
8. Δημιουργήστε εταιρικό email
Ένα επαγγελματικό email ενισχύει την αξιοπιστία της νέας εταιρείας και μπορεί να χρησιμοποιείται στην ιστοσελίδα για επικοινωνία.
Παραδείγματα:
info@company.gr
contact@company.gr
Αν χρησιμοποιείται ιδιόκτητο domain, μπορεί να δημιουργηθεί email στο ίδιο domain. Αν η ΙΚΕ ξεκινήσει με subdomain, μπορεί αρχικά να χρησιμοποιήσει διαφορετική επαγγελματική διεύθυνση email.
9. Προετοιμάστε χώρο για ανακοινώσεις και έγγραφα
Η εταιρική ιστοσελίδα δεν πρέπει να λειτουργεί μόνο ως στατική καρτέλα στοιχείων.
Είναι χρήσιμο να διαθέτει ενότητα για:
εταιρικές ανακοινώσεις,
οικονομικές καταστάσεις,
εταιρικές αποφάσεις,
έγγραφα δημοσιότητας,
αρχεία που σχετίζονται με επιδοτούμενα προγράμματα.
Έτσι, η ΙΚΕ θα έχει ήδη οργανωμένη την υποδομή όταν χρειαστεί να δημοσιεύσει το πρώτο της αρχείο.
10. Προγραμματίστε περιοδικό έλεγχο
Η ιστοσελίδα πρέπει να ελέγχεται τακτικά, ακόμη και όταν δεν έχουν γίνει εμφανείς εταιρικές αλλαγές.
Ο περιοδικός έλεγχος μπορεί να περιλαμβάνει:
έλεγχο ότι η σελίδα ανοίγει,
έλεγχο του SSL,
επιβεβαίωση της διεύθυνσης,
έλεγχο των εταίρων και του διαχειριστή,
έλεγχο των δημοσιευμένων αρχείων,
έλεγχο της καταχώρισης του URL στο ΓΕΜΗ.
Ξεκινήστε σωστά την εταιρική παρουσία της νέας ΙΚΕ
Με το aike.gr μπορείτε να δημιουργήσετε άμεσα μια οργανωμένη εταιρική σελίδα με φιλοξενία, ασφαλή σύνδεση και σταθερή ηλεκτρονική διεύθυνση.
Συγκεντρώστε τα στοιχεία της νέας ΙΚΕ σας, δημιουργήστε τη δημόσια σελίδα της και αποκτήστε έτοιμο URL για καταχώριση στο ΓΕΜΗ.